Gibt es Besseres als E-Mails?

Eigentlich sollte Mailen doch mal schneller gehen als die Post.
Doch heute dauert es im Schnitt 2,5 Tage bis eine Mail beantwortet wird und das Bearbeiten des Postfachs nimmt mittlerweile auch bei ganz normalen Angestellten bis zu 20 Stunden in der Woche ein, wie aus einem Bericht der Zeitung „Die Welt“ hervorgeht.

Daran schuld ist aber nicht nur die viel beklagte Spam: Andere Mails untergeordneter Wichtigkeit wie E-Mail-Chats, Ketten-Mails, automatische Benachrichtigungen, Newsletter, aber auch die Unsitte, Gott und die Welt per cc oder Verteiler über alles Mögliche zu (pseudo-)informiert zu halten, verstopfen den Posteingang und lenken von der eigentlichen Arbeit ab. Besonders, wenn die Absender vorsichtshalber noch mit „wichtig“ markiert haben, was für einen selbst halb so wichtig ist, kostet es wertvolle Arbeitszeit, die Spreu vom Weizen zu trennen.
In manchen Unternehmen werden Mails, die während der Abwesenheit eines Kollegen eingehen einfach gelöscht, worauf die Abwesenheitsnotiz dann mehr oder weniger freundlich hinweist. Dann muss der betreffende Mitarbeiter sich nach dem Urlaub zwar nicht erst einmal durch einen Nachrichtenberg wühlen, ist aber in den Tagen danach einer nicht minder überfordernden Menge zweiter Kontaktversuche ausgesetzt.

Was tun, damit aus der ständigen Nachrichtenflut kein Dauer-Tsunami wird?
Ganz einfach: E-Mails abschaffen! So jedenfalls das ehrgeizige Ziel des IT-Service-Unternehmens ATOS,  in dem es bald  nur das firmeneigene Netzwerk gibt und E-Mails verboten sein werden.

Vielleicht ist es tatsächlich langsam out, ein System zu nutzen, das vor über 20 Jahren begann, sich flächendeckend durchzusetzen? Die neue Generation auf dem Arbeitsmarkt ist mit sozialen Netzwerken aufgewachsen und mehr daran gewöhnt, auf diesem Weg zu kommunizieren als per E-Mail. Der Verzicht auf E-Mails birgt auch die Chance, dass der persönlichen Kommunikation wieder mehr Stellenwert eingeräumt wird – dies entspricht der Unternehmenskultur besonders bei jungen, teamorientierten Unternehmen mit flachen Hierarchien.  Ein weiterer Vorteil ist: Wenn wertvolle Informationen nicht erst in persönlichen Postfächern sondern gleich in einem zentralen Informationspool  landen, sind sie für jeden jederzeit einfach auffindbar.
Allerdings: Werden solche firmeninternen Plattformen nicht richtig eingeführt und sorgfältig gepflegt, ist, was man heute beim Thema E-Mails beklagt, morgen auch dort zu finden – Unübersichtlichkeit, Überlastung und Ineffizienz. Mitarbeiter geraten unter Druck, sich ständig mit allen aktualisierten Informationen selbst auszustatten. Und das Einpflegen von Inhalten, die aus anderen Kanälen stammen, das Schreiben und Lesen von Forumseinträgen, das Anlegen neuer Strukturen – all das kostet ebenfalls Zeit.

Muss es also wirklich gleich die radikale Lösung sein? Ist Mailen tatsächlich so wenig effektiv? Verteidiger dieser Kommunikationsform verweisen darauf, dass die gebräuchlichen Emailsysteme genug Möglichkeiten bieten, auch ein hohes Mailaufkommen zu organisieren z.B. durch Kategorisierung, Dringlichkeitszuordnung und Filtereinstellungen – diese werden aber von vielen zu wenig genutzt. Ein bewusster Umgang mit dem Medium (z.B. so als wäre es kostenpflichtig!) im Rahmen des eigenen Zeitmanagements, mehr direkte Kommunikation und eine klare Zuordnung von Zuständigkeiten im Team können ebenfalls helfen, zumindest den internen Mailverkehr zu reduzieren und das Postfach überschaubar zu halten.

Fazit: Gute Kommunikation ist mit allen Medien möglich, schlechte leider auch. Wie wir moderne Systeme richtig nutzen, darin liegt die Herausforderung.

Julia Schwägerl ist Projektmanagerin bei der upDATE Gesellschaft für Beratung und Training. Für den Unternehmensblog schreibt sie regelmäßig Artikel zu den Themen Vertrieb, Digitalisierung, Management, Persönlichkeitsentwicklung und Arbeitskultur.

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