Digitalisierung einfach angehen! Der Start mit dem Collaboration Tool

Ansätze und Anläufe, die interne Kommunikation zu verbessern und Prozesse besser aufeinander abzustimmen, gab es in den letzten Jahren bei upDATE immer wieder. An Vorbehalten Neuem gegenüber mangelt es nicht – schließlich sind wir als kleines Trainings- und Beratungsunternehmen mit großen Kunden aus der IT-Branche von Haus aus technologieaffin. Mit schnellen Entwicklungen „da draußen“ mitzuhalten, ist überlebenswichtig. Weil wir klein und wendig sind, sind wir unseren Kunden und Partnern manchmal sogar eine Nasenlänge voraus. Und das ganz bewusst, denn so können wir sie in ihren Innovationsprozessen am besten und glaubwürdigsten anhand von „Best Practices“ beraten. Wir nutzen zum Beispiel schon lange ein Videokonferenzsystem. Wir migrierten unsere Daten in die Cloud, bevor daraus standard as usual wurde. Wir verkaufen Innovationsworkshops und beraten unsere Kunden seit längerer Zeit zum Thema Digitalisierung. Und den Teilnehmern unserer Vertriebstrainings stellten wir von Anfang an standardmäßig Webportale und virtuelle Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung. Intern wurden unsere Prozesse über die Jahre immer papierloser, immer digitaler, immer flexibler – auch was den Arbeitsort der Mitarbeiter und den Zugriff auf die Daten betrifft. Zur Pflege unseres Vertriebschannels und unserer Kundendaten testeten und implementierten wir  im Lauf der Zeit verschiedene digitale Lösungen. Und vor kurzem kam das Collaboration Tool.

Es gab viele Schritte Richtung Digitalisierung – das Collaboration Tool bringt’s wirklich!

Dennoch: Keine unserer Bemühungen, bereichsübergreifend und noch „smarter“ zusammenzuarbeiten ist so schnell auf so fruchtbaren Boden gefallen wie die Einführung eines modernen Collaboration Tools und der dazu passenden App. Damit sind die Kommunikation im Chat, die Bildung von Teams und Themenbereichen, das Teilen von Dateien, sowie geplante und spontane Videomeetings möglich. Mit keiner Innovation haben die gesamte Organisation und alle beteiligten Mitarbeiter aller Altersgruppen so schnell Freundschaft geschlossen und zu einer wirklich neuen Weise der Zusammenarbeit gefunden wie damit. Wie kommt’s? Warum konnten wir das so schnell und teamübergreifend umsetzen?

Weil das Prinzip schon bekannt ist, zum Beispiel von WhatsApp!

Um das Collaboration Tool in seiner einfachsten und meistgenutzten Messenger Funktion zu nutzen, reicht eine kurze Einführung. Die Hemmschwelle, damit zu starten, war daher gering. Denn das Prinzip ist uns im privaten Bereich von WhatsApp schon bestens bekannt: Gruppen erstellen zu bestimmten Themen, Beteiligte einladen, Nachrichten schreiben, Bilder und Dokumente posten. Oder von unterwegs schnell mit einem „Daumen hoch!“ auf Vorschläge antworten, statt sich mühsam in den Email-Account einloggen zu müssen. Besonders praktisch ist es auch „one to one“ mit Kollegen im Büro zu chatten, während man selbst im Home Office sitzt. Welches die Mitarbeiter übrigens seitdem auch weitaus lieber und effizienter nutzen.

Weil es „mitwächst“ und Experimente erlaubt!

Die Messenger Funktion ist zwar nur ein kleiner Ausschnitt dessen, was über die neue Collaboration Plattform möglich ist. Aber sie war der Köder, an dem wir alle am schnellsten anbissen (mittlerweile gehen übrigens kaum mehr interne Emails herum, alles chattet, teilt und meetet wie verrückt!). Nach einer ersten Phase des Ausprobierens und Experimentierens mit dieser Form der Kommunikation wurde uns langsam bewusst, dass wir uns Gedanken über die Struktur von Räumen und Bereichen machen müssen. Der „organische Wildwuchs“ aus der Testphase musste eingedämmt werden. Der Unterschied zu weniger selbsterklärenden Systemen und Tools ist aber: Wir konnten seelenruhig durch diese Testphase gehen, ohne dass die typischen Showstopper aufgetreten wären, die so mancher hochtrabenden Innovation schon an der Basis den Garaus machen: Hilflosigkeit und Demotivation der Beteiligten angesichts einer für Laien nicht verständlichen Struktur. Weil es eben grundsätzlich simpel und „intuitiv“ ist, mussten wir uns nicht mit der Technik befassen und konnten sofort aktiv werden. Selbstbestimmt werden wir über die sofortige Anwendung Stück für Stück zu Experten, erobern weitere Funktionen und entscheiden selbst, welche davon für uns relevant sind.

Weil es uns zu Selbstreflexion und Kooperation zwingt!

Als wir an dem Punkt angekommen waren, über eine stärkere Strukturierung nachdenken zu müssen, zwang dies uns, einem Thema ins Auge zu sehen, das im geschäftlichen Alltag mit seinen schnellen, hauptsächlich nach außen orientierten Aktivitäten oft auf der Strecke bleibt: Wie sehen überhaupt unsere internen Prozesse aus? Sind diese überhaupt schon alle klar und definiert? Wer ist für was zuständig, wer kommuniziert mit wem zu welchem Thema, wen kann man getrost außen vor lassen? Indem wir das intensiv reflektierten und im Collaboration Tool dazu passende Räume und Strukturen entwickeln mussten, haben wir by the way an Effizienz, Produktivität und Transparenz gewonnen. Wir haben uns dadurch selbst eine klare Abgrenzung und ein wirksames Kontrollinstrument über Status und Zuständigkeiten in Projekten geschaffen. Der Mehrwert trat für jeden Einzelnen sofort ans Licht: Statt aus einer Flut von Emails herausfiltern zu müssen, wie es um Projekt A bestellt ist und wer dazu was an wen kommuniziert hat, ist jeder jederzeit in der Lage, seinen Informationsstand up to date zu halten. Denn in team- und organisationsübergreifenden Gruppen mit themenspezifischer Zuordnung, in denen Neuigkeiten einfach schnell an alle gepostet werden, wissen plötzlich viele Hände, was viele andere Hände tun. Gleichzeitig ist Schluss mit vage definierten Zuständigkeiten und der Unsitte von „cc-Emails“. Vorausgesetzt natürlich, wir ziehen an einem Strang und nutzen das Ganze diszipliniert und überlegt, mit einem klaren Fokus auf Kooperation. Vorbei ist es definitiv mit komplizierten und langsamen Abstimmungsprozessen über Telefon und Email, bei denen immer irgendjemand auf einem anderen Wissensstand ist.

Weil es keine Silo-Entscheidung war und auch persönlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter entgegenkommt!

Nicht alle guten Impulse und Ideen der Geschäftsführung oder einzelner Kollegen finden in Form von Innovationen Eingang in die Organisation. Das ist normal. Oft scheitern eigentlich gute Ideen aber an der Umsetzung, wenn sie im Tunnelblick des Silos, z.B. einer IT-Abteilung entwickelt werden. Dabei werden die Bedürfnisse und Gegebenheiten in der „echten Welt“, sprich bei den Menschen in den Organisationen häufig zu wenig berücksichtigt. Dann sind es ganz banale, irrationale Dinge, die Innovation scheitern lassen: Der Unwille, „von oben“ kommenden Vorgaben Folge zu leisten, die Macht der Gewohnheit, schwelende persönliche Konflikte, Gruppendynamik oder Killerphrasen. Die Implementierung des Collaboration Tools erzeugte im upDATE Team vergleichsweise wenig Widerstand. Das mag damit zu tun haben, dass es abgesehen von den bereits genannten Wegbereitern wie Einfachheit und schneller Applizierbarkeit Werte und Bedürfnisse der alters- und typenmäßig sehr gemischten upDATE-Belegschaft befriedigt: Beteiligtsein und Mitgestalten dürfen, Wertschätzung und Einschätzung der Leistung geben und erfahren, Transparenz, Flexibilität.

Weil wir besser wissen, was wir wissen und Ideen schneller in Innovation verwandeln können!

Stichwort Wissen: Wie so viele Unternehmen verfügen wir über eine Unmenge an Daten und Informationen aus unseren Projekten, der Unternehmensgeschichte, unseren Erfahrungen, von unseren Trainern, Kunden und Partnern. Und dieses Wissen ist nur ein Bruchteil dessen, was an Erfahrung, Kenntnissen und Expertise in unseren allesamt schlauen, täglich dazulernenden Köpfen vorhanden ist und tatsächlich in Form von Ideen eingebracht wird. Ein Stück weit wird das auch weiterhin so bleiben, doch über die engere Kommunikation, das spontane Teilen von Informationen sowie einen eigens eingerichteten virtuellen Ideen-Raum mit Pinnwand-Charakter, sind die Schleusen offen für einen kontinuierlichen, innovativen und kreativen Ideenfluss im Collaboration Tool. Also für Beiträge jedes Einzelnen zur weiteren Entwicklung unseres Business. Auch hier tritt jene Form von „Selbsterziehung“ ein, die im vorherigen Punkt beschrieben wurde: Die Schaffung einer virtuellen Struktur zwingt und befähigt uns, einen Ideenauswahl- und Entwicklungsprozess in der realen Welt zu definieren und umzusetzen.

Fazit: Kriterien zur erfolgreichen Umsetzung einer digitalen Innovation im Unternehmen

Aus dieser individuellen Erfahrung können wir ableiten, was die Chance auf Umsetzung einer digitalen Veränderung im Unternehmen steigert:

  • Bekanntheit / Wiedererkennungswert
  • Intuitivität / Experimentiermöglichkeit ohne Risiko und hohe Komplexität
  • Deckungsgleichheit mit bzw. Transferierbarkeit auf real existierende Bedingungen und Herausforderungen im Unternehmen
  • Befriedigung persönlicher Bedürfnisse von Mitarbeitern
  • Deutlich erkennbarer Mehrwert für alle, z.B. Wissensmanagement

Die Einführung eines digitalen Collaboration Tools war so smart und „genial einfach“ wie man es sich nur wünschen kann. Und sie bildete kein großes Wagnis. Sie war kein durchgeplantes Riesen-Digitalisierungs-Projekt, das keinen Stein auf dem anderen ließ. Sondern eher ein „sich Vortasten“, ein quasi unmerklicher shift zu etwas Neuem, das sich im ersten Test schnell bewährte und dann über learning by doing bei uns stetig weiter etabliert. Fertig sind wir noch lange nicht! Unsere digitale Strategie ist wie bei vielen anderen erst noch im Entstehen. Ja, es gibt Medien-Brüche, es gibt Herausforderungen, die wir so (noch) nicht lösen können. Aber dazu stehen wir und es ist zweitrangig. Unsere Erkenntnis daraus und aus vielen Erlebnissen mit Kunden zu diesem Thema ist: Dem „Mega-Trend“ Digitalisierung muss nicht unbedingt mit fertig ausgefeilten Gesamtkonzepten begegnet werden, die ganze Abteilungen und Organisationen in die Knie zwingen, neue Informationssilos („noch ein Tool!?“) erzeugen und auch sonst in der Umsetzung sehr behäbig und gegen Widerstände vonstatten gehen. Wichtig ist, Digitalisierung auf diejenigen kleinen Schritte herunterzubrechen, die zum Unternehmen passen, sofortige Effekte zeigen und die man heute und jetzt bereits ohne großen Schmerz tun kann. Und diese Schritte ziehen dann, trifft man damit tatsächlich den Nerv der Zeit, der Mitarbeiter und des Marktes, unweigerlich weitere nach sich.

Unsere Top-Themen: Innovation und Digitalisierung

  • Sie haben bereits eine digitale Strategie und benötigen Hilfe bei der Umsetzung? Wir unterstützen Sie!
  • Sie wollen Ihre Prozesse digital optimieren und benötigen weitere Ansätze zum Thema? Wir beraten Sie !
  • Sie wollen mit Ihren Mitarbeitern die ersten Schritte in die digitale Zukunft gehen? Wir begleiten Sie!

Mehr dazu in unserem Video „Digitalisierung leben!“  sowie unter
www.update-training.com
www.innovatio-oe.de
Competence Center Digital Transformation (CCDT)

Studien und Artikel zum Thema

Haufe: Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen, 2014
Bitkom Social Media Leitfaden 2015
Vertrieb 2018: Das müssen Ihre Mitarbeiter drauf haben
Postfaktisch, aber wirksam: Die Top-Killer für gute Ideen und was man dagegen tun kann
Im digitalen Dauerfeuer: Die besten Überlebenstipps

 

Walter Kapp

Walter Kapp ist Geschäftsführer der upDATE Gesellschaft für Beratung und Training mbH. Die upDATE ist als Consulting-, Trainings- & Marketingdienstleister auf Transformation(en) für Unternehmen im Vertriebsumfeld fokussiert. In Innovationsworkshops, Führungskräftecoachings und Vertriebstrainings entwickeln Walter Kapp und sein Team Geschäfts- und Vertriebsstrategien für die Digitalisierung und setzen diese in Nürnberg und bundesweit um.
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