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Gehen wir mal davon aus, auch in Ihrem Arbeitsumfeld sind Ablenkungen von Ihren eigentlichen Aufgaben und ständige Unterbrechungen an der Tagesordnung. Sie leiden darunter, dass Sie Ihre Ziele nicht erreichen, denn Sie haben einen hohen Anspruch an sich selbst und möchten, in Übereinstimmung mit Ihren inneren Antreibern möglichst als Superman oder – woman aus Ihrem Arbeitstag hervorgehen: Pünktlich, gesund und zufrieden.
Um dies zu erreichen ist es, so wie Sie als digital native bzw. digital worker gestrickt sind, nicht unbedingt zielführend, sich aus dem „ganz normalen Wahnsinn“ ständig eintrudelnder Chatnachrichten und Mails zurückzuziehen – denn a) holt er sie danach umso heftiger wieder ein und b) haben Ihr Gehirn das Belohnungszentrum und Sie Ihre Motivation daran gekoppelt, online zu sein – da wird es Ihnen schwer fallen, positive Gefühle mit dem Verzicht zu verbinden. Was können Sie stattdessen tun?Tipp 1: Ablenkungen sind vorprogrammiert – planen Sie sie ein!
Der erste Schritt zu konzentrierterem Arbeiten in konzentrationsfeindlichen Umgebungen ist: Akzeptanz der Gegebenheiten, nach der Devise love it. So unberechenbar, unplanbar ist es halt heute, das Arbeiten im virtuellen und im Projektkontext. Kaum mehr jemand findet täglich die gleichen Prioritäten und Bedingungen vor und kann den Fahrplan einhalten. Üben Sie daher, hinzunehmen, dass auch heute wieder ein Tag vor Ihnen liegt, der allerlei Unvorhergesehenes bringen und Sie aus Ihrem Zeitplan werfen wird. Für weniger Frust zäumen Sie das Pferd doch mal von hinten auf: Integrieren Sie das durchschnittliche Ausmaß an Abschweifungen und Ablenkungen von vornherein in Ihre Tagesplanung! Legen Sie pro Tag zum Beispiel nur ein bis zwei statt 25 wichtige und dringliche Top-To-Dos fest, erledigen Sie sie auf jeden Fall und sind Sie sonst offen für „die Dinge, die da kommen“. So schaffen Sie sich Pufferzonen, in denen Sie im besten Fall nach Plan weitermachen, im schlechtesten auch völlig unerwartete Dinge erledigen oder eine Verschiebung von Prioritäten verarbeiten können. Leichter gelingt die Reduzierung endloser ToDo-Listen auch nach dem Pareto-Prinzip: Demzufolge lassen sich 80 Prozent der Ergebnisse eigentlich mit nur 20 Prozent Einsatz erreichen. Folglich können Sie aus Ihren 10 täglichen Tasks aktiv guten Gewissens 2 destillieren, die wirklich aktuell relevant sind.
Tipp 2: Entscheiden Sie selbst, was wichtig ist, was Sie erledigen und wann!
Digitale Kommunikationsmedien, z.B. Collaboration Tools und neue Formen der Zusammenarbeit (New Work), z.B. flache Hierarchien, haben alle Prozesse und Entscheidungswege beschleunigt. Über Webex, Email, Skype, Spark, WhatsApp etc. kann sich heute jede:r, ob Kund:in, Partner:in oder Kolleg:in spontan und unreflektiert äußern und damit sofortigen Handlungs- und Antwortbedarf zu subjektiv „wichtigen“ Themen suggerieren. Überlebenswillige Mitarbeitende müssen daher vor allem Gelassenheit und objektives Urteilen lernen: Also in der Flut von Informationen und Anliegen schnell erkennen, wo der „Kittel wirklich brennt“ und echte von scheinbaren Prioritäten unterscheiden. Anders gesagt: Sie müssen nicht jedem stream oder shitstorm followen, wohl aber schnell erkennen, wo sich wirklich was zusammenbraut und sie aktiv werden müssen. Treffen Sie also eine mutige und (selbst)bewusste Auswahl. Trudelt zum Beispiel, während Sie gerade etwas Wichtiges tun, allerlei „Kleinkram“ – Beschwerden, Bitten, Anfragen, Aufforderungen oder Informationen – bei Ihnen ein, nehmen Sie das zwar mit halbem Auge wahr. Lassen Sie sich aber nicht gleich aufscheuchen und antworten Sie nicht sofort. Markieren Sie lieber die Nachrichten und hinterfragen Sie später bewusst:
- Was genau will man mir mitteilen, was wird gewünscht, gefordert oder bemängelt?
Geht das nicht klar aus der message hervor, z.B. auf WhatsApp oder bei den in Mode gekommenen kryptischen Betreffzeilenmails (Kürze ist praktisch, aber auch eine Unsitte!) spielen Sie den Ball getrost erstmal zurück und fragen Sie angemessen (!) kurz und sachlich, gegebenenfalls auch telefonisch nach, was gemeint ist. Oft zieht die „Niederschwelligkeit“ aktueller Kommunikationsmedien es nämlich nach sich, dass Sender selbst schnell und unüberlegt etwas bei Ihnen abladen, ohne selbst zu wissen, was sie eigentlich wollen. Lassen Sie sich nicht sofort in Bringschuld bringen und machen Sie klar: Ohne sinnvollen Input ist von Ihnen auch kein professioneller Output möglich. Und es wäre ineffizient für alle Seiten, auf der Basis von Interpretationen, Vermutungen und unausgegorenen Vorstellungen aktiv zu werden. - Ist das dein Stress oder mein Stress?
Da mag Sie zum Beispiel ein Kunde mit Remindern bombardieren, weil er fürchtet, eine Deadline nicht einzuhalten und seinem eigenen Perfektionismus nicht zu genügen. Was er:sie vielleicht nicht weiß: Dass Sie schon fast fertig sind bzw. für sich die richtige Planung und Priorisierung für seinen Auftrag vorgenommen haben. Aus Ihrer Sicht ist das also gar kein Stress, subjektiv aber schon: Und zwar für ihn, nicht für Sie. Dank Ihrer Spiegelneuronen stehen Sie aber aufgrund des dringlichen Gehabes trotzdem sofort selbst unter Strom. Sich dieses Spiegel-Mechanismus bewusst zu sein, ist das Erste. Das Zweite, was zur beidseitigen Beruhigung führt, ist eine kurze klare Info, z.B. in Form einer schnellen Status-Übersicht. Ein ähnliches Szenario: Da kommt jemand kurz vor Feierabend mit kurzfristigen Änderungswünschen an einem fertigen Konzept, obwohl schon morgen alles präsentiert werden muss. Sicher werden Sie sich nun bemühen – zaubern können Sie aber auch nicht. Idealerweise haben Sie ja auch vorab schon klar kommuniziert, wie viel Zeit Sie benötigen werden. Und haben noch anderes auf dem Tisch. Die plötzliche Dringlichkeit haben Sie nicht persönlich zu verantworten und sollten sich vor Fremdstress schützen lernen, indem Sie auch klar Nein sagen und sich persönlich und emotional abgrenzen. Von nur 99-prozentiger Perfektion geht weder Ihre Welt unter, noch die Ihrer Kolleg:innen. - Bis wann ist es definitiv notwendig zu handeln?
Selbst wenn an stressigen Tagen der Eindruck entsteht, es sei alles gleich wichtig und dringlich: Das ist in Wirklichkeit selten der Fall. Nehmen Sie nicht nur eine Priorisierung vor, z.B. nach dem Eisenhower-Prinzip. Kümmern Sie sich auch selbst um die richtige Portionierung, gemäß Tipp 1. Dazu können Sie zum Beispiel die Aufgabenliste in Outlook nutzen: Dort können Sie schnell und unkompliziert To Dos eintragen und genau datieren. Der Vorteil im Vergleich zur handgeschriebenen Liste: Sie haben täglich sofort farblich vor Augen, was nicht mehr warten darf oder neu datiert werden muss. In dieser Form ist ein gewisses Maß an „Aufschieberitis“ erlaubt: Wenn sie nämlich dazu dient, den nötigen Aufwand realistisch einzuschätzen und den (digital gesteuerten) Anspruch abzubauen, immer alles gleichzeitig auf dem (Bild)schirm zu haben. Hüten Sie sich aber auch vor echter Prokrastination, die eher gefühlsmäßigen, irrationalen Argumenten folgt und bei der Sie sich damit belasten, dass Sie vor sich herschieben, was schon längst erledigt sein könnte.
Tipp 3: Fokussieren Sie positiv!
Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihren heutigen Tag und Ihre Rolle darin bildlich darstellen. Wie sähe das aus? Ein Wirbelsturm, der Sie wegfegt? Ein Tsunami, in dem Sie ertrinken? Sie als rennende Ameise oder achtarmiges Monster? Als Soldat auf dem Schlachtfeld oder fremdgesteuerter Roboter? Stress entsteht oft daraus, dass man unbewusst mit negativen Bildern und Gefühlen arbeitet – gegen das eigene Potential. Stattdessen können Sie bewusst mit kraftvollen Metaphern und Bilder dagegenhalten: Seien Sie doch mal „im Auge des Sturms die Ruhe selbst“, sehen Sie sich als „Fels in der Brandung“, auf dem schwankenden Boot als Kapitän:in oder als furchtlose:r, weltberühmte:r Jongleur:in auf einem Hochseil. Beamen Sie sich, sobald sich Ihr Puls erhöht, innerlich an Ihre Lieblingsorte: An einen Palmenstrand, Ihren Lieblingsplatz zu Hause oder einen Berggipfel, von dem aus alles winzig und unwichtig aussieht. Außerdem ersetzen Sie in Ihrer inneren Befehlsmaschinerie das Wörtchen müssen im Sinne von Verpflichtung durch können im Sinne von Beherrschen. Und verbannen Sie kraftraubende, pessimistische Denkmuster wie „Das schaffe ich nie“, „Das ist zu viel für mich“, „Das kann ich nicht“, „Das geht nicht“, „Das macht keinen Sinn“ etc.
Es geht bei solchen positiven Fokussierungen nicht darum, sich die Welt schönzureden, sie machen sie nicht heile und ersetzen keine realistische Reflexion. Aber sie helfen dabei, Versagensangst und Druck gar nicht erst aufkommen zu lassen. Und Sie stellen sich nicht als Person in Frage, wenn mal wieder der Wahnsinn um Sie tobt. So gestärkt sehen Sie auch Fehlern gelassener ins Auge – und daraus folgt:
Tipp 4: Werden Sie nachsichtig mit sich selbst und anderen!
Wenn Sie sich selbst mit optimistischen Leitsätzen führen, werden Sie zwar mit Sicherheit auch das eine oder andere Mal richtig „baden gehen“. Aber Sie haben es wenigstens versucht und selbst entschieden, mit positiven Absichten. Genauso sollten Sie die Aktivitäten und Verhaltensweisen anderer bewerten und grundsätzlich wohlwollend von deren positiven Motiven ausgehen. Nobody is perfect – der alte Spruch gilt immer noch, auch wenn gerade die Digitalisierung die Perfektion aller Abläufe und Entscheidungen und die Entlastung von menschlicher Verantwortung (und menschlichem Versagen) verspricht und fordert. Seien Sie sich bewusst: Ihre Rolle ist es nicht, da „mitzuhalten“ und sich von der Schnelligkeit der technologischen Möglichkeiten außer Atem bringen zu lassen. Sie können auf Ihre ganz menschliche Weise Schritt halten und der künstlichen Ihre spezifische Kompetenz und rational wie irrational bestimmte Urteilsfähigkeit entgegensetzen. Sie agieren zwar selbstbestimmt aus einer Yes, I can!-Haltung (Tipp 3), müssen aber nicht alles können und verzeihen sich und anderen ihre Fehler schnell. Selbst als Multi-Tasking-Supertalent sind Sie sich Ihrer Grenzen bewusst. Wenn Ihnen dies gelingt und Sie es schaffen, sich in Nachsicht und innerer Distanz zu üben, können Sie sich auch im größten Trommelfeuer aus der Schusslinie manövrieren: Stress, Burnout & Konsorten haben dann von vornherein wenig Chancen bei Ihnen.
Tipp 5: Suchen Sie Belohnung und Ausgleich – jeden Tag und ohne neuen Stress!
Gehen Sie also, egal wie viel und was Sie heute geschafft haben, zufrieden nach Hause und belohnen Sie sich für Ihre Leistung! Sie haben heute nicht Nichts gemacht. Sie haben im Rahmen aller Unwägbarkeiten unter konstanter digitaler Dauerbeschallung Ihr Bestes gegeben. Ob Sie sich nun daraus zurückziehen, indem Sie das Smartphone mal für eine Stunde weglegen? Das ist Ihre Sache. Verwechseln Sie aber keinesfalls echte Belohnung mit Maßnahmen zur Selbstoptimierung. Was Sie auch tun, es sollte tatsächlich zu Gunsten Ihres eigenen Selbstwertgefühls und Ihres Wohlbefindens gehen. Was andere oder gar Fitness- und Gesundheits-Apps dazu sagen, sollte jetzt ausnahmsweise mal keine Rolle spielen.
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